Dynamics 365 Checkliste für die Implementierung
Der Einstieg in eine Dynamics 365-Implementierung erfordert einen strategischen Wandel hin zu Agilität und beschleunigter Wertbereitstellung. Traditionelle, langfristige Projekte im Wasserfall-Stil sind in der schnelllebigen Umgebung der Cloud-Services nicht mehr geeignet. Stattdessen sollten sich Unternehmen darauf konzentrieren, Funktionsbereiche der Anwendung schnell zu nutzen, die einen unmittelbaren Geschäftswert bringen können, und dann von dort aus zu erweitern und zu verbessern. Dieser Artikel fasst die wichtigsten Empfehlungen aus dem Implementierungsleitfaden „Success by Design“ von Microsoft zusammen, der dem „FastTrack“-Programm zugrunde liegt.
Inhaltsverzeichnis
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Erwähnenswert:
Jedes Unternehmen steht vor einzigartigen Herausforderungen und Chancen. Diese Checkliste bietet jedoch die Anleitungen und Ressourcen, die für eine erfolgreiche Dynamics 365-Implementierung erforderlich sind, unabhängig von Ihrer Phase der digitalen Transformation. Der Leitfaden hilft Ihnen, Daten für umsetzbare Erkenntnisse und optimale Geschäftsergebnisse zu nutzen.
1. Phase: Strategie
In der Anfangsphase geht es vor allem darum, eine klare Richtung festzulegen und die Anforderungen für eine erfolgreiche Implementierung von Dynamics 365 gründlich zu verstehen. Nutzen Sie die folgenden Punkte, um ein umfassendes Verständnis der Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu erlangen und diese Bedürfnisse in eine klar definierte Strategie umzusetzen.
Eine Cloud-Mentalität annehmen
Wenn Sie mit der Implementierung von Dynamics 365 beginnen, fragen Sie sich, warum Sie dies tun: Handelt es sich nur um ein System-Upgrade oder um eine Gelegenheit zur digitalen Transformation, um Ihr Geschäftsmodell voranzutreiben und die Konkurrenz zu übertreffen? Es ist von entscheidender Bedeutung, den Wert zu ermitteln, den Sie mit Geschäftsanwendungen erzielen möchten – werden Sie mit der Technologie und Ihrer Implementierungsvision dorthin gelangen? Eine Cloud-First-Denkweise und das Verständnis der Macht der Daten sind für die digitale Transformation unerlässlich.
Operation
Ein erfolgreicher Betrieb in der Cloud steigert den Geschäftswert und erfordert die richtigen Fähigkeiten und Änderungsmanagementprozesse. Die Einrichtung eines Center of Excellence (CoE) ist entscheidend für die Verwaltung der Plattform, die Pflege benutzerdefinierter Komponenten und die Implementierung neuer Funktionen. Das CoE-Starter-Toolkit von Microsoft hilft bei der Verwaltung, Verwaltung, Förderung und Förderung von Innovationen und gewährleistet gleichzeitig ein konsistentes Application Lifecycle Management und organisatorische Standards.
Stream ändern
Die Entwicklung eines Plans für die digitale Transformation beginnt traditionell mit dem Geschäftsmodell und beschränkt sich auf wirkungsvolle Prozesse und Anwendungen. Den ständigen Wandel anzunehmen und dafür zu planen, ist entscheidend für den Erfolg. Agile Methoden helfen dabei, Anpassungen während des Designs und der Implementierung zu berücksichtigen und so Flexibilität und Reaktionsfähigkeit zu gewährleisten. Ein nutzerzentriertes Design, das kontinuierliches Feedback beinhaltet, ist unerlässlich, um die Transformationsziele zu erreichen und sich an die sich ändernden Erwartungen der Nutzer anzupassen.
Fahrplan für die Transformation
„Ein MVP ist nicht das kleinste Produkt, das man sich vorstellen kann, aber es ist der schnellste Weg, um mit minimalem Aufwand durch die Feedbackschleife von Build Measure Learn zu kommen.“
Eric Ries
Die Erstellung einer effektiven MVP-Strategie (Minimal Viable Product) beschleunigt die Wertrealisierung. Um die Auswirkungen auf das Geschäft und die Zeit bis zur Wertschöpfung zu maximieren, definieren Sie Ihre Transformations-Roadmap mit strukturierten Phasen. Integrieren Sie Expansionsmodelle in diese Phasen und übernehmen Sie die neuesten Funktionen, um kontinuierliche Geschäftsinnovationen zu gewährleisten.
2. Phase: Initiieren Sie
In dieser zweiten Phase des Implementierungsprozesses verlagert sich der Schwerpunkt auf die Bedeutung der Prozessabbildung, der Projektsteuerung und der Festlegung der richtigen Ziele.
Business Processes Focus: eine Gelegenheit zur Optimierung
Der Ansatz der Abbildung von Geschäftsprozessen gewährleistet Konsistenz und verbessert die Kommunikation bei der Implementierung von Microsoft Dynamics 365 und fördert die kontinuierliche Verbesserung.
Dies beinhaltet:
- Zentrieren Sie die Projektdefinition auf die Geschäftsprozessansicht.
- Nutzen Sie Geschäftsprozesse in jeder Projektphase, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
- Definieren Sie die wichtigsten Geschäftsprozesse und die dazugehörigen Personen klar und deutlich.
- Integrieren Sie die Analyse von Geschäftsmodellen, Prozessentwicklung und Standardisierung.
- Sichern Sie Ihre Zukunftsfähigkeit mit konfigurierbarem Prozess-Mapping.
Beispiele für Funktionen zum erfolgreichen Einsatz von Geschäftsprozessen
Einfache Prozessabbildung
Ordnen Sie die Karte anhand von fünf Grundformen zu, um das Verständnis für Endbenutzer zu erleichtern.
Erstellen von Arbeitsanweisungen und SOPs
Fügen Sie Text, Bilder, Videos, Links und Dateien zu jeder Aktivität in jedem Prozess hinzu. Auf diese Weise können Sie zeigen, warum und wie die Arbeit erledigt wird.
Projektziele, Organisation & Ansatz
Setzen Sie klare, realistische, umsetzbare und messbare Ziele. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Ziele mit dem Sponsoring durch die Stakeholder und dem Verständnis des Teams in Einklang bringen. Vergewissern Sie sich, dass die gewählte Implementierungsmethodik mit den Projekteinschränkungen übereinstimmt.
Führung und Kontrolle
Governance ist entscheidend für den Erfolg von Systemimplementierungsprojekten wie Dynamics 365-Anwendungen, insbesondere aufgrund ihrer komplexen Auswirkungen auf Geschäftsprozesse und Mitarbeiter. Effektive Governance stellt sicher, dass Geschäftsanforderungen, Methoden und Governance-Modelle aufeinander abgestimmt sind, um Projektergebnisse zu unterstützen und voranzutreiben.
3. Phase: Implementierung
Jetzt sind wir in eine kritische Phase eingetreten: die eigentliche Umsetzung. Indem Sie Ihre Daten und Sicherheitsmaßnahmen sorgfältig verwalten, sich an Ihre ALM-Strategie halten und Ihre Lösungen rigoros testen, positionieren Sie Ihr Unternehmen für eine erfolgreiche Dynamics 365-Implementierung.
Datenverwaltung
Die richtigen Daten auf die richtige Art und Weise zu nutzen, ermöglicht es einem Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass relevante und notwendige Informationen für die Endbenutzer der Anwendung unabhängig von ihren Rollen und Bedürfnissen zugänglich sind.
Stellen Sie sicher, dass Sie gute Datenpraktiken anwenden:
- Data Governance und Architektur (Festlegung von Grundsätzen und bewährten Verfahren).
- Datenmodellierung (Common Data Model Standard).
- Datenspeicherung (Schätzung und Prognose des Bedarfs)
- Datenmigration (erstellen Sie einen Plan)
- Datenqualität (Implementierung von Validierungen und Kontrolle)
Strategie für das Application Lifecycle Management (ALM)
Mit einer ALM-Strategie stellen Sie sicher, dass Ihre Dynamics 365-Implementierung zum Erfolg führt und Ihr Unternehmen wachsen kann.
Datenschutz, Compliance und Sicherheit.
Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Pflichten als Nutzer, die Pflichten des Anbieters (Microsoft) und die gemeinsamen Pflichten genau kennen.
Analysieren, Erweitern und Integrieren:
- Stimmen Sie Ihre Analyse- und Berichtsstrategie mit dem allgemeinen Implementierungsplan ab
- Stellen Sie sicher, dass alle Erweiterungen einen echten Mehrwert bieten und validieren Sie deren Leistung und Skalierbarkeit.
- Stimmen Sie das Integrationsdesign auf die Gesamtarchitektur Ihrer Dynamics 365-Implementierung ab.
Planung und Prüfung
Um kostspielige Herausforderungen und Verzögerungen zu vermeiden, wird eine geeignete Teststrategie definiert. Das Erfolgskriterium für die Teststrategie besteht darin, sicherzustellen, dass die Lösungen den Anforderungen des Unternehmens entsprechen und einen erfolgreichen Betrieb ermöglichen.
👉 Recommendation: Prioritize an agile approach when implementing Dynamics 365. Begin by identifying and leveraging key functional areas that provide immediate business value. This strategy allows for quick wins, continuous adaptation to changing business needs, and fosters faster user adoption and long-term success.
4. Phase: Vorbereiten
Ausbildungsstrategie
Um eine optimale Vorbereitung zu gewährleisten, ist es unerlässlich, eine Schulungsstrategie zu definieren. Das Hauptziel Ihrer Schulungsstrategie besteht darin, sicherzustellen, dass alle Benutzer eine angemessene Schulung erhalten, um ihre Arbeitsaufgaben in der neuen Anwendung zu erledigen.
Eine gute Schulungsstrategie berücksichtigt die folgenden Aspekte:
- Machen Sie das Training auf eine nicht überwältigende Weise effektiv
- Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer das „Warum“ hinter der Nutzung der Anwendungen verstehen (unterstützt die Geschäftsziele)
- Setzen Sie die Schulung nach dem Go-Live fort, um die gewünschte Benutzerakzeptanz zu gewährleisten.
Bereitschaft zum Go-Live
Wir nähern uns dem Endziel: live zu gehen. Verfügen Sie über die nötige Go-Live-Bereitschaft? Werfen Sie einen Blick auf diese Checkliste (kombiniert mit allem, was in den vorherigen Phasen erwähnt wurde. Alles deutet schließlich auf Go-Live-Bereitschaft hin!)
- Führen Sie frühzeitig und häufig Qualitätskontrollen Ihrer Lösung durch.
- Abstimmung und Freigabe des Lösungsumfangs mit den Beteiligten (entspricht Ihre Lösung den Anforderungen Ihres Unternehmens?)
- Vervollständigen Sie alle Testzyklen (Systemintegration, Leistung, UAT) und zeichnen Sie sie ab.
- Stimmen Sie gegebenenfalls ISVs und Drittanbieterdienste mit den Zeitplänen und dem Umfang der Einführung ab.
- Bereiten Sie die Produktionsumgebung vor und machen Sie die IT-Abteilung mit der Überwachung und Fehlersuche vertraut.
- Erstellen Sie einen detaillierten Übernahmeplan mit Abhängigkeiten, Rollen und Überprüfungsschritten. Testen und Genehmigen von Skripts und Prozessen für die Übernahmemigration.
5. Phase: Betreiben Sie
Glückwunsch! Ihre Lösung wurde nun bereitgestellt und die Benutzer haben die entsprechende Schulung erhalten. Also, was nun?
Obwohl Dynamics 365 eine SaaS-Lösung ist und somit von Microsoft gewartet wird, liegen bestimmte Verantwortlichkeiten auf den Schultern des Benutzers:
- Überwachen Sie den Zustand des Dienstes (ermöglichen Sie Ihrem Team, Probleme zu beheben)
- Vertrautmachen mit Updates (Microsoft bietet einen frühzeitigen Zugang, der es Benutzern ermöglicht, neue Funktionen und Änderungen vorab zu testen)
- Ihre Rolle als Systemadministrator: Viele Aufgaben können automatisiert werden. Bestimmte Aufgaben, wie z. B. die Verwaltung des korrekten Zugriffs durch den Benutzer, erfordern jedoch in der Regel manuelle Eingriffe.
- Nutzen Sie alle (neuen) Funktionen in vollem Umfang: Kontinuierliche Weiterbildung ist der Schlüssel, um neue und bessere Wege zu finden, Ihr Geschäftsziel zu erreichen.
Gleichzeitig gehen Sie jetzt vom Projektmodus in den Supportmodus über, was bedeutet, dass Sie Ihre Supportstrategie festlegen müssen.
Berücksichtigen Sie sorgfältig die folgenden Aspekte:
- Erstellen Sie eine Referenzarchitektur und tägliche Supportverfahren.
- Erstellen Sie eine Support-Charta mit detaillierten Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
- Planen Sie regelmäßige Wartung und Updates.
- Definieren Sie die Betriebszeitenund Serviceanforderungen.
- Bestimmen Sie die erforderlichen Hilfsmittel.
Die meisten Supportorganisationen verwenden interne Helpdesk-Software, um IT-Serviceanfragen zu verwalten, einschließlich Dynamics 365. Hier gilt es, neue interne und externe Abwicklungsinstanzen zu berücksichtigen.
Schlussfolgerungen
In der schnelllebigen Welt der Cloud Services ist ein agiler Ansatz für die Implementierung von Dynamics 365 unerlässlich. Indem sie sich auf die frühzeitige Bereitstellung von Werten und die kontinuierliche Anpassung konzentrieren, können Unternehmen die Benutzerakzeptanz beschleunigen und das volle Potenzial ihrer Bemühungen um die digitale Transformation ausschöpfen. Diese strategische Checkliste, die von Microsofts „Success by Design“ inspiriert ist, bietet einen umfassenden Rahmen, der Sie auf Ihrem Weg begleitet. Sie führt Sie durch den gesamten Prozess, beginnend mit der richtigen Einstellung bis hin zu einer optimierten Support-Strategie nach dem Go-Live. Indem Sie sich Agilität zu eigen machen, für eine starke Governance sorgen und der kontinuierlichen Verbesserung Vorrang einräumen, wird Ihr Unternehmen gut aufgestellt sein, um Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und sich einen Wettbewerbsvorteil in der digitalen Landschaft zu sichern.
Fragen und Antworten
Die Einführung einer Cloud-First-Denkweise ist entscheidend, um das volle Potenzial von Dynamics 365 auszuschöpfen, da sie Unternehmen dazu ermutigt, über das reine Upgrade ihrer Systeme hinaus zu denken. Der Schwerpunkt liegt auf der digitalen Transformation, die Geschäftsmodelle erheblich voranbringen und einen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann. Diese Denkweise fördert die strategische Nutzung von Daten und modernen Cloud-Funktionen, um bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen, und stellt sicher, dass die Technologie die Vision des Unternehmens für Wachstum und Innovation unterstützt.
Eine effektive Governance ist entscheidend für den Erfolg einer Dynamics 365-Implementierung, da sie sicherstellt, dass das Projekt mit den Geschäftsanforderungen, Methoden und Governancemodellen übereinstimmt. Eine angemessene Governance ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung, Ressourcenzuweisung und ein besseres Risikomanagement. Es trägt dazu bei, den Projektfokus und die Projektrichtung aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten aufeinander abgestimmt sind und die Implementierung die gewünschten Ergebnisse effizient liefert. Dieser Ansatz minimiert Unterbrechungen von Geschäftsprozessen und verbessert die Benutzerakzeptanz und den Gesamtprojekterfolg.
Um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten, sind mehrere entscheidende Schritte erforderlich. Zunächst ist es wichtig, die Lösung frühzeitig und häufig zu überprüfen, um Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Es ist von entscheidender Bedeutung, den Lösungsumfang mit allen Beteiligten abzustimmen und zu genehmigen, um sicherzustellen, dass die Lösung den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Der Abschluss und die Genehmigung aller Testzyklen, einschließlich Systemintegrations-, Leistungs- und Benutzerakzeptanztests (UAT), ist für die Validierung der Bereitschaft der Lösung von entscheidender Bedeutung. Die Koordination mit ISVs und Drittanbietern sollte erfolgen, um den Zeitplan und den Umfang des Go-Live abzustimmen. Die Vorbereitung der Produktionsumgebung und die Einarbeitung des IT-Teams in die Überwachungs- und Fehlerbehebungsprozesse stellen die Betriebsbereitschaft sicher. Die Erstellung eines detaillierten Umstellungsplans, in dem Abhängigkeiten, Rollen und Überprüfungsschritte festgelegt sind, sowie das Testen und Absegnen von Umstellungsskripten und -prozessen tragen zur Risikominderung bei und gewährleisten einen reibungslosen Übergang zum neuen System.
